Diferentes tipos de empresas, independentemente de serem comércios, indústrias ou prestadoras de serviços, possuem estoques dos mais variados tipos. Para que os produtos armazenados possam gerar bons resultados no futuro, se faz necessário que haja uma boa gestão de estoque.
Para tal, é imprescindível que o empreendedor conheça, detalhadamente, os diferentes elementos que são consumidos, fabricados e vendidos pela organização, visto que determinados insumos requerem uma atenção diferenciada dos demais.
Confira a seguir como você, gestor de um estoque, pode agir para que seus produtos se mantenham em boas condições de uso e comercialização.
1. Identifique tipos de estoque presentes em sua empresa
Tanto para fins de organização, quanto logísticos, é fundamental que se saiba os tipos de estoques que um determinado negócio possui, além de como eles são agrupados.
Existem três tipos principais de classificações de estoque que são capazes de agrupar, de maneira generalizada, os artigos de uma instituição. São eles:
Matéria-prima: tudo aquilo que é utilizado no processo produtivo, no entanto, não foi ainda utilizado.
Produtos em processo:materiais que passaram por pelo menos uma etapa do processo produtivo e aguardam uso posterior.
Produtos acabados: componentes que já passaram por toda a cadeia produtiva e aguardam a venda.
É interessante citar que cada empresa pode criar outras categorias de estoque, de acordo com suas necessidades particulares. Se sentir dificuldade na hora de agrupar os produtos de sua instituição, tente utilizar como base as classificações supracitadas para dar origem a subclassificações.
Por exemplo:
• Dentro de “Estoque de produtos em processo”, podemos dividir as mercadorias de acordo com suas cadeias produtivas, como “Materiais da cadeia 1”, “Materiais da cadeia 2” e assim por diante;
• Em uma empresa de alimentos, podemos separar a matéria-prima em “perecíveis” e “não-perecíveis”.
Todas estas classificações auxiliam os profissionais a conservar seus materiais, uma vez que um dos pilares para uma gestão de estoque de sucesso é a conhecimento e a ciência de seus insumos.
2. Tenha controle do fluxo de materiais
O fluxo de materiais é fundamentado na ideia de que tudo que entrar na empresa deve sair em algum momento.
Dentro do fluxo de materiais, estão inseridos os conceitos de “entrada,movimentação interna e saída”, sendo que tais termos podem constituir diferentes tipos de fluxos de materiais.
Quando nos referimos a “entrada de materiais na empresa”, estamos relacionando tanto a compra de matéria-prima e materiais auxiliares, como a concepção de “verificação de qualidade”.
Na verificação de qualidade são conferidos aspectos quantitativos (se a quantidade pedida foi a recebida) e qualitativos físicos (cor, tamanho etc.) e químicos (composição, odor, validade etc.). Portanto, a verificação de qualidade é imprescindível para a conservação de estoque.
Já os termos “movimentação interna” e “saída de materiais” são ligadas com as ideias de circulação interna de elementos dentro da empresa e venda, respectivamente.
3. Verifique a necessidade de infraestrutura adequada para seu estoque.
Sendo realizada a verificação de qualidade, os produtos precisam ser armazenados.Entretanto, um grande erro cometido por muitos empreendedores é não se atentar as especificidades relacionadas a estocagem que cada material apresenta (confira como a Farma Júnior pode te ajudar nessa questão).
Portanto, é primordial que sejam realizadas modificações estruturais que estejam de acordo com os requisitos de cada insumo, além do controle periódico de determinadas condições ambientais.
Tais modificações estruturais e controles periódicos podem estar relacionados a temperatura, umidade do ar, exposição ao sol, entre outros.
4. Mantenha as embalagens originais
Ao receber um pedido em sua organização e este passar pela verificação de estoque, disponha-os adequadamente no seu armazém, levando em conta aspectos específicos de cada produto, e não os retire de sua embalagem original até o uso.
Os fornecedores dos insumos da sua empresa conhecem as necessidades do artigo por você comprado. Sendo assim, para prevenir possíveis danos ao produto inicial e final, não troque sua embalagem até se tornar necessário.
Também é importante citar que a embalagem original contém informações relacionadas a composição, cuidados na hora de armazenar e até mesmo empilhar caixas, fatores estes que podem interferir diretamente na qualidade do material estocado.
5. Utilize ferramentas administrativas ao seu favor
Existem várias ferramentas administrativas, tanto conceituais, como softwares, que podem ser utilizadas para na gestão de estoques.
PEPS: o PEPS é uma ferramenta autoexplicativa que significa “Primeiro que Entra, Primeiro que Sai”.
Sendo assim, o primeiro material a entrar no estoque deve sair antes que aqueles materiais do mesmo tipo que entraram depois.Este conceito serve para manter a integridade dos produtos.
ERP: os ERPs(sigla originada a partir do termo inglês Enterprise Resource Planning, que pode significar Sistema de Gestão Empresarial) são softwares utilizados para muitas áreas administrativas, dentre elas, a gestão de estoque.
De acordo com o Trabalho de Conclusão de Curso “IntotheVortexx LTDA.”, realizado por Marco Antonio da Silva Magalhães, Rafaella Paula Ribeiro e Yaisa Suellen Bispo:
“[…] os aplicativos ERP demasiado, tendo em vista que dados sobre a quantidade de material que entra, é movimentado e sai da empresa podem ser visualizados facilmente a distância de um click do mouse ou um toque na tela de um tablet ou celular”.
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